Secretaris

Het profiel van een secretaris

Allereerst is het natuurlijk van belang dat de secretaris binding voelt met de organisatie.

Daarnaast zijn er bepaalde eigenschappen en vaardigheden die bij de functie van secretaris goed van pas komen

Plezier heeft in 'pen en papier’ , redelijk ordelijk bent en als u het leuk vinden om als spin in een informatieweb te fungeren.

Samengevat:

  • plezier hebben in papier
  • hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden
  • (redelijk) kunnen schrijven
  • ordelijk zijn
  • overweg kunnen met de computer
  • contactuele vaardigheden

Het archief

Dit onderdeel van de functie van secretaris houdt in:

  • informatie verzamelen en informatie opschrijven
  • dossiers vormen
  • dossiers actueel houden
  • dossiers bewaren

inrichten van dit archief

Taakomschrijving

De secretarisfunctie is een van de bestuurlijke pijlers van een organisatie.

De secretaris wordt wel gekarakteriseerd als ‘het ‘geheugen’ van de organisatie.

Hij/zij is verantwoordelijk voor het verzamelen, ordenen en op een toegankelijke wijze opbergen van informatie. Bepaalde werkzaamheden, bijvoorbeeld het notuleren, kunnen worden uitbesteed. De secretaris blijft echter wel de eindverantwoordelijkheid houden.

Vergaderingen

Dit onderdeel van de functie van secretaris houdt in:

  • bekend maken wanneer, waar en hoe laat een vergadering is
  • opstellen van een vergaderrooster
  • opstellen van een agenda
  • in overleg met de voorzitter bekijken welke ingekomen stukken besproken moeten worden
  • overleggen met de voorzitter over de nodige toelichting
  • de stukken tijdig toesturen
  • de ingekomen post toelichten
  • verslag / besluitenlijst maken
  • verslag / besluitenlijst uitwerken en rondsturen
  • ingekomen stukken beantwoorden

 

Besproken in vergadering

  • Formele communicatie met belangrijke belanghebbenden: de buurt, formele partijen als Natuurmonumenten
  • Opsturen van massa mails
  • Onderhoud van website (functioneel en technisch)
  • Uitbrengen van de Spiegeling (najagen)

Wat vraagt een proces beschrijving (uit de vergadering)

  • Ledenadministratie
  • Voorbereiding van de ALV
  • Archief en archiveren